Privacyverklaring SnelBeter Kwaliteitsreflectie

1. Wie is verantwoordelijk

SnelBeter Kwaliteitsreflectie is een reflectietool voor openbare apotheken, ontwikkeld met subsidie van het ministerie van VWS binnen het programma Ontregel de Zorg. Verantwoordelijke voor de verwerking van je gegevens is Bureau De Bok, handelend onder de naam SKAN (Samenwerkende Kwaliteit Apotheken Nederland), Straat van Makassar 22, 1183 HA Amstelveen, KvK 97471143. Contactpersoon voor privacy is Hester de Bok, bereikbaar via skan@bureaudebok.nl.

2. Welke gegevens we verwerken

Bij het aanmaken van een account: de naam van de apotheek, je e-mailadres en de gegevens die je invult in het organisatieprofiel (zoals aantal vestigingen en teamgrootte). Je geeft zelf aan of je apotheek zelfstandig is, bij een formule hoort of onderdeel is van een keten. Ook vragen we of je apotheek aangesloten is bij SKAN.

Bij het invullen van de reflectie: je antwoorden op de vragen, de berekende scores en niveaus per thema en subthema, het rapport dat daaruit volgt, en de besluiten die je bij de keuzes invult (BETER). Als je een doel opgeeft voor de reflectie, bewaren we ook dat.

Technisch: inloggegevens (wachtwoord versleuteld), tijdstip van inloggen en invullen, en de gegevens die nodig zijn om de tool veilig te laten werken. We gebruiken geen cookies voor marketing of tracking, alleen functionele cookies voor het inloggen.

3. Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens om je rapport te maken, om je bij een herhaling te laten zien wat er veranderd is, om je te mailen over je account en je rapport, en om totalen over de sector bij te houden. Grondslag is je toestemming, die je geeft bij het aanmaken van je account. Een toestemming is verplicht om de tool te kunnen gebruiken (het verwerken van je antwoorden voor je eigen rapport). De andere toestemmingen zijn optioneel en kun je later intrekken.

4. Wie ziet wat

Jij ziet alleen de gegevens van je eigen apotheek. Elke apotheek heeft een eigen, afgeschermde omgeving. Je antwoorden en rapporten zijn van jou: je deelt ze zelf met wie je wilt. Wij geven individuele resultaten aan niemand door.

Hester de Bok heeft als beheerder een aparte omgeving met alleen totalen: gemiddelden en verdelingen per thema en per groep (zelfstandig, formule, keten). Deze omgeving is beveiligd met tweestapsverificatie. Totalen worden pas getoond als een groep minstens vijf reflecties bevat. Voor gebruik naar buiten, zoals publicaties of presentaties, geldt een hogere ondergrens van 15 reflecties.

Totalen per groep delen we niet standaard met anderen. Wil een keten of formule samen met haar apotheken naar de resultaten kijken, dan kan dat als de apotheken daar zelf voor kiezen.

5. Herhalen en vergelijken

Je kunt de reflectie later opnieuw invullen. Daarvoor bewaren we je eerdere antwoorden, besluiten en rapporten, zodat je kunt zien wat er veranderd is. Anonimiseren is daarom niet mogelijk; in plaats daarvan scheiden we de gegevens strikt per apotheek.

6. Bewaren en verwijderen

We bewaren je gegevens tot twee jaar na je laatste reflectie. Twee maanden voordat gegevens worden opgeruimd, ontvang je een waarschuwing per e-mail, zodat je je rapporten kunt downloaden of de termijn kunt verlengen door opnieuw in te loggen.

Trek je je verplichte toestemming in, dan krijg je een waarschuwing en heb je twee weken om je rapporten te downloaden. Daarna verwijderen we je account en je gegevens.

Vraag je om verwijdering, dan wissen we al je gegevens volledig, inclusief je bijdrage aan de totalen. Je ontvangt een bevestiging.

7. Wie verwerkt gegevens namens ons

De tool wordt gehost, beheerd en technisch onderhouden door Customatix in Ugchelen. Met Customatix is een verwerkersovereenkomst gesloten volgens het model van NLdigital. Gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. E-mails vanuit de tool worden verstuurd vanaf noreply@snelbeter.com via Google Workspace. Er worden geen gegevens doorgegeven aan partijen buiten de EU.

8. Beveiliging

Toegang tot je omgeving is beveiligd met je eigen inloggegevens. Gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden. De beheeromgeving met totalen is alleen toegankelijk met tweestapsverificatie. Updates aan de tool worden buiten werktijd uitgevoerd en bewaakt. Voor de tool is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitgevoerd; de belangrijkste maatregelen daaruit zijn in de tool verwerkt.

9. Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdracht van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen een verwerking of een toestemming intrekken. Je e-mailadres kun je zelf wijzigen in je account; je rapporten en je antwoorden kun je altijd downloaden. Voor andere verzoeken mail je naar skan@bureaudebok.nl. We reageren binnen vier weken. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Als de tool nieuwe functies krijgt die iets veranderen aan de verwerking, zoals een vergelijkrapport of een sectorbenchmark, passen we deze verklaring aan en laten we je dat weten bij het inloggen. De actuele versie staat altijd op krt.snelbeter.com/privacy.